Une vue claire sur vos dépenses voyages, c’est important.

Un reporting complet des frais de voyage au sein de votre organisation mérite certainement votre attention. Les coûts ont en effet vite fait de flirter avec les limites de votre budget… ou il se peut que vous laissiez passer de véritables opportunités et des économies de coûts potentielles. En tant qu’entrepreneur, manager ou gérant, vous êtes souvent en charge des principales activités de l’entreprise et vous dressez un inventaire précis de la situation. Vous concluez des accords clairs avec les fournisseurs et réalisez un suivi strict à l’aide de rapports de gestion. Mais peut-être les frais de voyage d’affaires (qui représentent une part importante de votre budget) échappent-ils encore trop souvent à votre attention…

Un suivi rigoureux
Une analyse approfondie reste le meilleur moyen de garder le contrôle. Cette analyse vous fournit en quelque sorte un instantané ou une « photo » de la situation à un instant T. Et dans le cas des voyages d’affaires, il ne s’agit pas uniquement du coût total sur une base annuelle. Un bon outil de reporting vous fournit une multitude d’informations. Vous pouvez identifier certaines tendances ou repérer les compagnies aériennes, les sociétés de location de voitures et les hôtels auprès desquels vous générez des volumes importants. Et, bien sûr, vous pouvez évaluer si certains coûts dépassent le résultat obtenu.

Un mot d’ordre : centraliser
La centralisation de tous vos voyages d’affaires est une condition essentielle au reporting détaillé de vos frais de voyage. Lorsque les voyages sont réservés par l’intermédiaire de différentes plateformes en ligne ou de différents fournisseurs, il est presque impossible de se faire une idée réaliste de la situation. Les données sont fragmentées et certains coûts restent même complètement cachés. Collaborer, par exemple, avec une société de gestion des déplacements professionnels (Travel Management Company ou « TMC ») permet de centraliser les réservations de l’ensemble des voyages d’affaires. De votre côté, vous pouvez compter sur un reporting transparent et minutieux.

Des opportunités inouïes
La centralisation de vos besoins en termes de voyages vous offre un aperçu complet des dépenses liées aux déplacements professionnels, réparties dans les différentes catégories de coûts, telles que « vols », « hôtels » et « transferts ». Cela crée généralement aussi des opportunités : l’Account Manager de l’agence de voyages d’affaires peut vous fournir des conseils optimaux, par exemple pour conclure un accord corporatif avec un hôtel spécifique très fréquenté (par vos travailleurs), de sorte à réduire le prix. Il se peut également que, sur la base de certaines lignes empruntées, vous ayez intérêt à conclure un accord avec la compagnie aérienne en question.

De l’analyse à la compréhension
Vous seriez étonné de voir la quantité d’informations que vous pouvez encore obtenir grâce à un examen approfondi de vos voyages d’affaires. Tout d’abord, il est possible d’inventorier les modèles de réservation. Les mêmes voyages reviennent-ils régulièrement et sont-ils réservés à temps ? Ou devez-vous toujours agir à la hâte et trouver des offres last-minute, souvent à des prix plus élevés ? Certains collaborateurs font-ils peu de cas des conventions conclues ? Au sein des grandes entreprises, il y a toujours une part des travailleurs qui testent les limites. Certains voyageurs optent, par exemple, volontairement pour une escale, car la politique de voyage leur permet de voler en classe affaires en raison du temps de trajet plus long. Et ce, alors qu’un vol direct est disponible en classe économique… Les achats sont-ils suffisamment centralisés ? Sollicitez-vous une seule chaîne d’hôtels ou chaque collaborateur réserve-t-il en fonction de ses préférences, en vous faisant ainsi passer à côté d’avantages supplémentaires pour l’entreprise ?

Des économies substantielles
Les données issues des informations de gestion vous permettront d’optimiser vos dépenses liées aux déplacements professionnels. La meilleure des TMC pourra, par ailleurs, faire en sorte que l’analyse des frais de voyage soit également effectuée par département de votre entreprise ou au nom du voyageur lui-même : les rapports pourront alors être établis en fonction des paramètres de votre choix afin que vous tiriez le meilleur parti des informations disponibles.

Attention aux frais cachés
Les entreprises qui tendent vers un processus d’intégration complet ont tout intérêt à aussi prendre en compte les frais d’exécution (p. ex. les heures passées par une assistante de direction pour réserver un voyage ou celles de la comptabilité pour traiter les notes de frais). Si vous prenez tous ces éléments en considération, vous arriverez rapidement à la conclusion que les frais de service d’une TMC ne dépassent pas ceux de la réservation de voyages d’affaires « par vos soins ». Les services annexes sont souvent transmis à l’administration via des notes de frais ou des paiements par carte de crédit, mais ne sont pas toujours mesurés. Ils représentent néanmoins souvent jusqu’à 8 % du total des frais de voyage directs.

Le suivi de la politique de voyage
Pour ne rien gâcher, un reporting fiable constitue le fondement d’une politique de voyage solide. Si votre entreprise n’a encore aucune politique de ce type, les premières conclusions notables peuvent souvent déjà être tirées après 6 mois. Les connaissances acquises peuvent cependant aussi être utilisées pour rectifier régulièrement une politique de voyage existante si nécessaire, par exemple en cas d’écarts trop importants par rapport à la politique de voyage mise en œuvre. La politique de voyage doit être source de clarté pour les voyageurs ; et un moyen de réaliser des économies du point de vue financier. C’est aussi une façon de jeter les bases d’un traitement équitable des privilèges des travailleurs qui voyagent.